Kupang, NTTPedia.id,- Masyarakat Kelurahan Kayu Putih, Kecamatan Oebobo, Kota Kupang, Nusa Tenggara Timur, nantinya diharapkan tidak perlu berulang kali mendatangi kantor kelurahan hanya untuk mengurus kelengkapan dokumen administrasi.
Upaya mempermudah kebutuhan masyarakat tersebut sedang disiapkan Lurah Kayu Putih, Gunther Y. N. Beo, melalui pengembangan aplikasi digital yang memungkinkan warga memeriksa persyaratan dan mengirimkan dokumen dari rumah.
Gunther mengatakan, gagasan tersebut berangkat dari persoalan yang kerap dialami masyarakat ketika mengurus administrasi. Tidak sedikit warga yang sudah datang ke kantor kelurahan, tetapi harus kembali karena masih ada persyaratan yang belum lengkap.
“Saya sedang mencoba mengembangkan satu ide. Puji Tuhan, teman-teman sudah bisa menerjemahkannya ke dalam bentuk aplikasi,” kata Gunther kepada Ekora NTT di ruang kerjanya, Selasa, 22 September 2026.
Melalui aplikasi tersebut, masyarakat nantinya dapat mengetahui berbagai jenis layanan administrasi yang tersedia di Kelurahan Kayu Putih melalui telepon seluler.
Warga juga bisa melihat contoh dokumen dan persyaratan yang harus disiapkan sebelum mengajukan permohonan. Setelah seluruh persyaratan dilengkapi, dokumen dapat diunggah dalam format PDF melalui aplikasi untuk diperiksa petugas kelurahan.
Jika masih terdapat kekurangan, petugas akan menyampaikan hasil verifikasi secara elektronik. Dengan demikian, warga tidak harus kembali ke kantor kelurahan hanya untuk mengetahui dokumen yang belum lengkap.
“Kalau belum lengkap, kami akan verifikasi secara elektronik sehingga masyarakat tidak perlu datang lagi. Ketika semua sudah oke dan divalidasi, kami merespons bahwa dokumennya sudah bisa diambil,” jelasnya.
Menurut Gunther, persoalan kelengkapan dokumen selama ini dapat membuat masyarakat menghabiskan waktu dan biaya transportasi lebih banyak karena harus datang berulang kali ke kantor kelurahan.
“Kadang masyarakat datang, ternyata masih kurang satu surat. Mereka pulang, kemudian datang lagi dan bisa saja masih lupa membawa persyaratan yang lain,” ujarnya.
Karena itu, aplikasi tersebut dirancang agar warga dapat mempersiapkan seluruh kebutuhan administrasi sejak dari rumah. Masyarakat cukup membaca persyaratan, melengkapi dokumen, kemudian mengirimkan berkas sebelum datang mengambil dokumen yang telah selesai diproses.
Gunther menegaskan, pemanfaatan teknologi bukan berarti menghilangkan prosedur administrasi di kelurahan. Digitalisasi justru diharapkan membuat proses pengurusan dokumen lebih sederhana dan tidak membebani masyarakat dengan kunjungan berulang.
“Administrasi tetap harus kita lakukan. Tetapi saya ingin mempercepat dan mempermudah masyarakat. Cukup membaca persyaratannya dari rumah, kemudian melengkapi dokumen yang dibutuhkan,” katanya.
Saat ini, aplikasi tersebut masih dalam tahap penyempurnaan. Gunther bekerja sama dengan mahasiswa Stikom Kupang untuk mengembangkan sistem tersebut.
Sebelum diterapkan, aplikasi akan melalui tahap uji coba guna memastikan sistem dapat berjalan dengan baik dan tidak mengalami kendala.
Ia berharap, setelah seluruh tahapan pengembangan dan pengujian selesai, aplikasi tersebut dapat digunakan untuk mendukung pelayanan administrasi sekaligus memudahkan masyarakat Kelurahan Kayu Putih dalam memenuhi berbagai kebutuhan dokumen.(AP)
